Jak funguje přijatá záloha u plátce DPH

Představte si podnikatele, který vytváří e-shopy na zakázku a je plátcem DPH. Zákazník si u něj objedná nový e-shop za celkovou cenu 300 000 Kč.

Protože jde o rozsáhlejší projekt, který zabere několik měsíců práce, dodavatel požaduje před zahájením zakázky zálohu ve výši 50 %. Zákazníkovi proto vystaví zálohovou fakturu na 150 000 Kč.

Následující den zákazník částku uhradí.

Právě přijetí peněz je důležitým okamžikem. Od tohoto dne začíná běžet 15denní lhůta pro vystavení daňového dokladu k přijaté platbě. Na tom nic nemění ani skutečnost, že samotný e-shop bude dokončen například až za tři měsíce.

Co je daňový doklad

Podnikatelé při prodeji zboží a služeb vystavují různé doklady – například faktury, účtenky nebo paragony. Ne každý doklad o prodeji je ale automaticky daňovým dokladem pro účely DPH.

Daňové doklady jsou spojeny především s režimem DPH a jejich vystavování se řídí zákonem o dani z přidané hodnoty.

Pro podnikatele je proto důležité rozlišovat, zda je či není plátcem DPH. Pravidla pro povinnou registraci se od roku 2025 odvíjejí od obratu dosaženého za kalendářní rok.

Při překročení obratu 2 000 000 Kč vzniká za zákonných podmínek plátcovství od 1. ledna následujícího kalendářního roku. Při překročení vyššího limitu 2 536 500 Kč může plátcovství vzniknout již dnem následujícím po překročení této částky. V obou případech je potřeba sledovat také zákonné lhůty pro podání přihlášky k registraci.

Podnikatel se může za splnění podmínek stát plátcem DPH také dobrovolně. To může dávat smysl například tehdy, pokud většinu jeho zákazníků tvoří jiné firmy, které jsou rovněž plátci DPH.

Pro sledování uvedených limitů se obrat posuzuje za kalendářní rok od 1. ledna do 31. prosince.

Pokud plátcem DPH nejste, není vhodné své běžné faktury označovat jako „daňový doklad“. Takové označení může být matoucí zejména pro odběratele.

Jaké údaje musí obsahovat daňový doklad

Náležitosti daňových dokladů upravuje především zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

V některých případech je možné vystavit zjednodušený daňový doklad, který nemusí obsahovat všechny údaje jako běžný daňový doklad. Zákon však zároveň stanovuje situace, kdy zjednodušený daňový doklad použít nelze.

Běžný daňový doklad zpravidla obsahuje zejména:

• identifikaci dodavatele, včetně jeho DIČ,
• identifikaci odběratele,
• evidenční číslo daňového dokladu,
• datum vystavení,
• rozsah a předmět plnění,
• den uskutečnění zdanitelného plnění nebo den přijetí úplaty, pokud se liší od data vystavení,
• jednotkovou cenu bez DPH a případnou slevu, pokud již není zahrnuta v jednotkové ceně,
• základ daně,
• sazbu DPH,
• výši daně.

Podle charakteru konkrétní transakce mohou být nutné také další údaje. Může jít například o informaci, že je plnění osvobozeno od DPH, případně že daň přiznává odběratel v režimu přenesení daňové povinnosti.

Zálohová faktura není daňový doklad

Zálohová faktura, někdy označovaná také jako proforma faktura, zálohový list nebo výzva k platbě, má především praktickou funkci. Dodavatel jejím prostřednictvím požaduje úhradu určité částky ještě před samotným dodáním zboží nebo dokončením služby.

To je výhodné například u větších nebo dlouhodobějších zakázek. Podnikatel nemusí celou práci financovat z vlastních prostředků a zároveň snižuje riziko, že po dokončení zakázky bude na zaplacení dlouho čekat.

Samotné vystavení zálohové faktury zpravidla není zdanitelným plněním a nevzniká jím povinnost odvést DPH. Zálohová faktura také nemá stejné zákonem stanovené náležitosti jako daňový doklad.

Aby však zákazník věděl, kolik, kam a do kdy má zaplatit, je vhodné na ní uvést minimálně:

• požadovanou částku,
• číslo bankovního účtu,
• datum splatnosti,
• variabilní symbol nebo jiný údaj umožňující platbu identifikovat.

Co se stane, když zákazník zálohu nezaplatí

Pokud zákazník zálohovou fakturu neuhradí a současně ještě nedošlo k dodání zboží nebo služby, nevzniká pouze kvůli vystavené zálohové faktuře povinnost řešit DPH z této částky.

Nevyužitou zálohovou fakturu lze v evidenci stornovat podle způsobu, jakým podnikatel své doklady spravuje.

Co se stane po zaplacení zálohy

Pro plátce DPH nastává zásadní okamžik ve chvíli, kdy zákazník zálohu skutečně uhradí.

Pokud je budoucí zdanitelné plnění při přijetí zálohy dostatečně určité, vzniká z přijaté úplaty povinnost přiznat DPH. Dodavatel následně vystavuje daňový doklad k přijaté platbě.

Vraťme se k našemu příkladu.

Celková cena zakázky činí 300 000 Kč včetně DPH a zákazník předem uhradí polovinu, tedy 150 000 Kč včetně DPH.

Při základní sazbě DPH 21 % odpovídá této částce:

základ daně: 123 966,94 Kč
DPH: 26 033,06 Kč
celkem: 150 000 Kč

Dodavatel musí přijatou zálohu správně promítnout do své evidence DPH a vystavit zákazníkovi daňový doklad k přijaté platbě.

Jak probíhá konečné vyúčtování

Po několika měsících je e-shop dokončen a nastává čas na konečné vyúčtování celé zakázky.

Celková sjednaná cena činila 300 000 Kč včetně DPH. Protože zákazník již zaplatil zálohu 150 000 Kč, při konečném vyúčtování se tato záloha zohlední.

Zbývá tedy doplatit dalších 150 000 Kč včetně DPH. Při 21% sazbě připadá na tuto zbývající část DPH ve výši 26 033,06 Kč.

Díky tomu není již zdaněná záloha při konečném vyúčtování zdaněna podruhé.

A co neplátci DPH?

Neplátce DPH daňový doklad k přijaté platbě z pohledu DPH nevystavuje a z přijaté zálohy samozřejmě neodvádí DPH.

Přijetí zálohy však může mít dopad na daň z příjmů a její zachycení v účetnictví nebo daňové evidenci. Konkrétní postup závisí mimo jiné na tom, zda podnikatel vede účetnictví, daňovou evidenci nebo uplatňuje jiný způsob stanovení základu daně.

Po dokončení zakázky by měl zákazník v každém případě obdržet odpovídající doklad o uskutečněné transakci.

Shrnutí: zálohová faktura a daňový doklad nejsou totéž

Zálohová faktura slouží především jako výzva k zaplacení předem. Její samotné vystavení obvykle ještě neznamená povinnost odvést DPH.

U plátce DPH je klíčové až přijetí zálohy. Pokud jsou splněny zákonné podmínky, vzniká povinnost přiznat daň a vystavit daňový doklad k přijaté platbě, standardně do 15 dnů.

Po uskutečnění celé zakázky následuje konečné vyúčtování, ve kterém se již zaplacená a zdaněná záloha odečte. Správné rozlišení zálohové faktury, daňového dokladu k přijaté platbě a konečného vyúčování pomáhá udržet pořádek nejen ve fakturaci, ale především v evidenci DPH.